Время – это все, особенно если речь идет об ИТ-бизнесе. При потраченном зря времени предприятия теряют деньги. Следовательно, эффективное управление временем должно быть главным приоритетом компании. Одним из основных способов достижения этой цели является использование инструментов учета и контроля рабочего времени. Почему успешное внедрение такого программного обеспечения крайне необходимо? Почему некоторые компании не справляются с этой задачей, и какие факторы могут помешать внедрению программы? Давайте попробуем разобраться.
Главные опасения
Иногда руководители избегают внедрения программного обеспечения для учета и контроля рабочего времени, считая, что это равносильно недоверию к своим сотрудникам. Это связано с тем, что сотрудники могут воспринять учет рабочего времени как лишнюю обязанность, а не как эффективную систему.
Обычно принятие решения также осложняется реакцией сотрудников на новость о том, что их время будет отслеживаться. Как правило, они связывают внедрение решений по учету и контролю рабочего времени с желанием руководства следить за ходом их работы и находить даже незначительные ошибки. И действительно, само слово контроль вызывает негативные эмоции, поскольку никто не хочет, чтобы за ним постоянно наблюдали и записывали его действия.
Кроме этого, учет и контроль рабочего времени ошибочно принимается за систему слежения. В связи с этим сотрудники могут заявить, что внедрение инструментов для учета рабочего времени нарушает неприкосновенность их частной жизни, поскольку с их помощью может быть собрана конфиденциальная информация или личные данные.
Почему у компаний не получается внедрить программу
Суть в том, что внедрение программного обеспечения для учета и контроля рабочего времени – это довольно сложный процесс. Поэтому важно рассмотреть потенциальные ошибки, которые компаниям следует избегать.
Первая проблема обычно возникает из-за страха сотрудников перед наблюдением. Поэтому если менеджеры не объяснят своим сотрудникам важность учета рабочего времени, внедрить программное обеспечение по учету и контролю рабочего времени не получится. Несомненно, когда деятельность сотрудников отслеживают без каких-либо объяснений, возникают ненужные вопросы и страхи. Чтобы избежать этого, необходимо убедить сотрудников в том, что учет рабочего времени – это инструмент повышения эффективности бизнеса. Люди должны знать, какие преимущества может принести учет времени, проведенного на работе.
Еще одна распространенная ошибка – это отсутствие прямых указаний. Каждый член команды должен знать, как правильно заполнять отчеты и следить за своим временем. В этом сотрудникам понадобится помощь. Для того чтобы программное обеспечение по учету и контролю рабочего времени работало безупречно, руководителям необходимо организовать четкую систему, иначе внедрение системы может обернуться неудачей.
Зачастую компании уделяют недостаточно внимания мнению сотрудников, хотя оно крайне необходимо при внедрении любой новой системы. Принимая во внимание проблемы, с которыми сталкиваются их сотрудники при работе с новой системой, менеджеры всегда смогут внести необходимые коррективы и устранить все недостатки.
Есть ли плюсы?
Как видно, внедрение программного обеспечения для учета и контроля рабочего времени – непростая задача, которая часто сопровождается множеством страхов и предрассудков. Тем не менее, при грамотном внедрении она принесет множество преимуществ как руководителям, так и сотрудникам.
Менеджеры смогут
- получать ценные сведения о том, как их команда работает над определенным проектом, а также выявлять сильные и слабые стороны отдельных сотрудников;
- убедиться в том, что все их проекты будут выполнены в срок и с надлежащим качеством;
- в любое время предоставить своим клиентам информацию о проделанной работе и о том, сколько времени она заняла.
Сотрудники смогут
- определить, сколько времени им требуется для выполнения определенного задания, и, в результате, разумно распределить его;
- научиться расставлять приоритеты и концентрироваться на одном виде деятельности, а не переключаться между несколькими задачами;
- пересмотреть оплату своего труда, предоставление отпусков, работу сверхурочно и т.д.
Личный опыт
Мы на собственном опыте убедились в преимуществах инструментов учета рабочего времени и отчетности, когда внедрили в нашу команду. Это простое веб-средство с похожим на Excel интерфейсом, с помощью которого наши сотрудники могут заполнять отчеты, контролируя тем самым свое время и выполненные задачи.
Команде с самого начала было известно, что система разработана с целью повышения их эффективности, а не для постоянного контроля. Результат не заставил себя долго ждать.
- Время, необходимое сотрудникам для заполнения отчетов, сократилось с 30 до 2 минут в день.
- Время, необходимое менеджерам для создания еженедельных и ежемесячных отчетов, сократилось с 30 минут до 3 минут .
- Решена проблема сорванных сроков.
Внедрение Budka позволило сотрудникам эффективно распределить свое время и организовать свою трудовую деятельность. Благодаря инструменту по учету и контролю рабочего времени, работники получают уведомления по электронной почте и всегда находятся в курсе мероприятий в рамках проекта.
С точки зрения управления, программное обеспечение для учета рабочего времени дает возможность легко руководить отделами компании. Так, менеджеры могут собрать всю необходимую информацию о работе своей команды, просто нажав одну кнопку. Управление отпуском сотрудников также становится намного проще. В целом, использование инструментов учета и контроля рабочего времени позволяет руководителям анализировать работу своих сотрудников и, как следствие, повышать эффективность бизнеса.